Nebenkosten und Betriebskosten: Worin besteht der Unterschied?

Informiere dich jetzt über den Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten und wie du diese beiden Kostenarten richtig verwaltest!

Die beiden Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten werden umgangssprachlich meistens nicht unterschieden. Als Vermieter sollest du aber bei deiner Finanzbuchhaltung einen Unterschied zwischen den beiden Kostenarten machen.

Nebenkosten sind sämtliche Kosten, die bei der Bewirtschaftung eines Hauses anfallen. Dazu gehören zum Beispiel Verwaltungskosten oder auch Reparaturen, wie die Erneuerung des Daches oder der Austausch der Eingangstür. Ebenso gehören bei einer Eigentumswohnung das Hausgeld und die Verwaltervergütung zu den Nebenkosten.

Betriebskosten sind auf den Mieter umlegbar

In der Vermietung ist es wichtig, anfallende Kosten richtig zu verbuchen. Sämtliche Reparatur- oder Instandhaltungskosten kannst du bei der Steuer umlegen. Betriebskosten kann du ebenso umlegen. Allerdings nicht bei der Steuer, sondern du legst die Betriebskosten auf deine Mieter um.  Deshalb vereinbarst du im Mietvertrag neben den Mietzahlungen auch die Vorauszahlungen für die Betriebskosten. Am Ende der vereinbarten Abrechnungsperiode – in der Regel ist die identisch mit dem Kalenderjahr – musst du die Betriebskostenabrechnung erstellen.

Achtung

Achtung

Es findet sich vereinzelt der Begriff „kalte Betriebskosten“. Damit sind die Betriebskosten ohne Heiz- und Warmwasserkosten gemeint. Im Mietvertrag werden beiden Kostenarten – die kalten Betriebskosten sowie die Heizungs- und Warmwasserkosten – getrennt ausgewiesen. Bei Häusern mit Gasetagenheizung rechnest du in der Regel als Vermieter:in nur die kalten Betriebskosten ab. Die Mieter:innen schließen dann für die in ihrer Wohnung verbaute Gastherme einen eigenen Vertrag mit einem Versorger ab. Dieser erstellt die Heizkostenabrechnung für deine Mieter:innen. Die Betriebskostenpauschale umfasst bei Häusern mit Gasetagenheizung deshalb nur die kalten Betriebskosten.

 

 

Zu den Betriebskosten zählen auch die Heiz- und Warmwasserkosten. Deren Abrechnung erstellt in der Regel dein Messdienstleister. Darin findest du die vom Mieter zu zahlenden Beträge für Warmwasser und Heizung. Diese listest du zusammen mit den restlichen Betriebskosten in deiner Betriebskostenabrechnung auf.

Betriebskosten sind wiederkehrende Kosten

Betriebskosten sind im Unterschied zu den Nebenkosten immer solche, die laufend anfallen. Eine Reparatur wie der Austausch eines Heizkörpers, fällt nur einmalig an. Das sind deshalb keine wiederkehrenden Kosten und somit Nebenkosten. Putzt deine Reinigungskraft hingegen jede Woche das Treppenhaus, dann sind das laufende Kosten. Diese gehören zu den Betriebskosten und  sind auf die Mieter:innen umlegbar. Weitere Beispiele sind die Wasserversorgung, die Müllabfuhr oder die quartalsweise zu entrichtenden Grundsteuerzahlungen. Alle diese Kosten wiederholen sich und kannst du deshalb als Betriebskosten verbuchen.

 

Tipp

Tipp

Damit du bei Betriebs- und Nebenkosten nicht auf dem Holzweg landest, solltest du die Verwaltung deiner Immobilien in die Hände von VermietenPlus legen. Unser Softwaretool für die Nebenkostenabrechnung bietet dir im Gegensatz zu einer Exceltabelle deutlich mehr Rechts- und Rechensicherheit.  sowie Alternative zu Excel oder Wir unterstützen dich bei der Erstellung einer rechtlich sauberen Betriebskostenabrechnung an den Mieter und geben an, welche Kosten du besser nicht auf Deine Mieter umlegen solltest. Zudem hast du deine Finanzen immer im Blick und kannst vergleichen, wie sich die Betriebs- und Nebenkosten im Laufe der Jahre entwickelt haben. Schau noch heute bei uns vorbei und lass Dich von der Qualität von VermietenPlus überzeugen!

Damit bei den auf den Mieter umlegbaren Betriebskosten keine Streitigkeiten entstehen, hat der Gesetzgeber diese eindeutig definiert. In §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind alle Positionen aufgeführt:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Abwasser
  • Heizung
  • Warmwasser
  • Aufzug
  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Allgemeinbeleuchtung
  • Gebäude- und Gebäudehaftpflichtversicherung
  • Hauswart
  • Fernsehen, Antenne, Kabelanschluss
  • Betrieb einer Waschküche
  • Sonstige Betriebskosten

Bei der Höhe der Betriebskosten sollest du immer das Gebot der Wirtschaftlichkeit bewahren. Orientieren kannst du dich dabei an den von Gemeinden veröffentlichten Betriebskostenspiegeln.

Betriebskosten müssen im Mietvertrag vereinbart werden

 Mit einem Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag kannst du die Betriebskosten rechtlich abgesichert auf den Mieter umlegen. Bei den sonstigen Kosten gibt es einen gewissen Interpretationsspielraum. Dabei handelt es sich ebenfalls um wiederkehrende Kosten. Diese musst du aber vorab im Mietvertrag vereinbaren. Das Beispiel, welche bei den sonstigen Kosten immer wieder genannt wird, ist die Dachrinnenreinigung. Lassen Eigentümer:innen die Dachrinne einmalig aufgrund einer Verstopfung reinigen, dann zählt das nicht zu den Betriebskosten. Fällt die Dachrinnenreinigung jedes Jahr an, weil wegen naher Bäume der Laubbefall sehr groß ist, kannst du das bei den sonstigen Kosten umlegen. Unbedingte Voraussetzung ist, du vereinbarst das im Mietvertrag.

Fazit

Der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten ist im Vermieteralltag und im Sprachgebrauch oft zu vernachlässigen. Wenn es aber um die Abrechnung der Kosten geht, dann ist Sorgfalt angebracht. Kosten muss du in der Vermietung immer korrekt verbuchen, sonst bliebst du auf diesen sitzen. Betriebskosten sind dabei die Kosten, die du auf den Mieter umlegen kannst. Innerhalb der gesetzlich vorgeschrieben Frist musst du die Betriebskostenabrechnung erstellen.

 

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden beide Begriffe oft nicht unterschieden. Für deine Finanzbuchhaltung musst du die Neben- und Betriebskosten auseinanderhalten. Betriebskosten sind die Kosten, die du auf die Mieter umlegst und für die du eine Abrechnung erstellst.

Der Mieter muss für die Betriebskosten einer Immobilie monatliche eine Vorauszahlung leisten. Bei Häusern mit Zentralheizung zählen auch die Heiz- und Warmwasserkosten zu den Betriebskosten.

Die Betriebskosten sind für den Steuerberater dann relevant, wenn du einen Leerstand hattest. Die dort anfallenden Betriebskosten für Müllabfuhr, die Gebäudeversicherung oder die Treppenhausreinigung kannst du bei der Steuer umlegen. Deshalb solltest du immer deine Betriebskostenabrechnung den Unterlagen für die Steuererklärung hinzufügen.

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung erhältst du die Hausgeldabrechnung des WEG-Verwalters. Aufgepasst: Aus dieser Abrechnung kannst du nur die fälligen Betriebskosten an den Mieter weiterreichen. Das Hausgeld sowie die Verwaltergebühr zählen nicht zu den Betriebskosten.

Als Faustformel gilt: Betriebskosten sind immer solche Kosten, die laufend und wiederkehrend anfallen. Beispiele sind die Treppenhausreinigung, die quartalsweise zu zahlenden Grundsteuerzahlungen oder auch Wartungskosten für den Aufzug. Nebenkosten sind die Gesamtheit der Kosten einer Immobilie. Dazu zählen auch Reparaturen oder Verwaltungskosten.

Redaktionsrichtlinien von Vermietet.de

Die Vermietet.de Redaktion verfasst jeden Beitrag mit größter Sorgfalt und bezieht dabei ausschließlich seriöse Quellen und Gesetzestexte ein. Unsere Redakteur:innen sind selbst erfahrene Vermieter:innen oder haben sich in vielen Jahren ein hohes Niveau an Immobilienwissen angeeignet. Unsere Inhalte werden kontinuierlich überarbeitet und so leserfreundlich und verständnisvoll wie möglich für dich aufbereitet. Unser Ziel ist es, dich mit vertrauenswürdigen Inhalten zu informieren und dir eine erste Orientierung zu vielen Fragestellungen rund um die Themen Immobilien und Verwaltung zu bieten. Für persönliche Anfragen deiner rechtlichen oder finanziellen Anliegen, ziehe bitte eine:n Rechts-, Steuer-, oder Finanzberater:in hinzu.